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INFORMATIVA RIGUARDANTE LA PROTEZIONE E L'UTILIZZO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DI ASPIAG SERVICE S.r.l.

1. Titolare del trattamento

La presente informativa è resa da ASPIAG SERVICE S.r.l., società con unico socio, con sede legale in Bolzano - via Bruno Buozzi 30, Partita IVA 00882800212, soggetta ad attività di direzione e coordinamento di Aspiag Finance & Services AG (“Aspiag”), titolare del trattamento, in relazione al trattamento dei dati personali comunicati dal candidato (l’”Interessato”) nell’ambito della presentazione da parte dell’Interessato della sua candidatura (la “Candidatura”) al fine di un’eventuale assunzione da parte di Aspiag.

Il trattamento sarà effettuato in conformità alla legge (D.Lgs. 196/2003 – c.d. Codice Privacy – e, a partire dal 25.5.2018 anche al Regolamento (UE) 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali – cd. “GDPR”) (i) da Aspiag, quale autonomo titolare del trattamento e/o (ii) dai responsabili eventualmente di volta in volta nominati da Aspiag e/o (iii) dai soggetti autorizzati al trattamento, incaricati da Aspiag e/o dai responsabili.

2. Responsabile della protezione dei dati

Aspiag ha designato quale responsabile della protezione dei dati (cd. data protection officer o DPO) lo Studio Legale Associato Jenny.Avvocati –, con sede in Milano - via Durini 27, con un team coadiuvato dall’avv. Simona Gallo. Potete contattare in ogni momento il DPO in relazione a qualunque questione concernente la privacy, anche inviando una mail all’indirizzo privacy@privacy.despar.it.

3. Finalità dei trattamenti e relativa base giuridica

a) Aspiag tratta i dati anagrafici, di contatto, sull’istruzione/formazione ed esperienza professionale dell’Interessato comunicati attraverso la compilazione dell’apposito modulo o l’invio e/o la consegna di curriculum e lettera di presentazione, al fine di valutare la Candidatura dell’Interessato. Il trattamento è lecito in quanto fondato sul legittimo interesse di Aspiag a valutare le Candidature ricevute nell’ambito dell’attività di selezione del personale.
L’Interessato può fornire ad Aspiag anche solo una parte dei dati di cui sopra, ma ciò può determinare l’impossibilità per Aspiag di procedere alla valutazione della Candidatura.

b) Qualora comunicati dall’Interessato, con l’invio della Candidatura, Aspiag tratterà inoltre i c.d. dati particolari (es. dati sullo stato di salute, sulle convinzioni religiose, sull’appartenenza sindacale) . Il trattamento è lecito in quanto la consegna del curriculum o della documentazione che contenga informazione sui dati particolari implica il consenso dell’Interessato al trattamento degli stessi. Il conferimento dei dati particolari è obbligatorio, laddove tali informazioni siano necessarie per poter valutare la Candidatura dell’Interessato e/o l’Interessato abbia una pretesa che si fondi su tali dati, in particolare con riferimento all’appartenenza dell’Interessato a categorie protette. Il mancato conferimento di tali dati può determinare pertanto l’impossibilità di Aspiag di procedere alla valutazione della Candidatura.

c) Aspiag tratta i dati personali dell’Interessato altresì per finalità di gestione di eventuali controversie connesse o comunque relative alla candidatura presentata dall’Interessato. Il trattamento è lecito in quanto Aspiag ha il legittimo interesse di accertare o difendere un diritto in sede giudiziale e stragiudiziale, e tale interesse non viola diritti e libertà fondamentali degli Interessati.

d) I dati dell’Interessato vengono altresì trattati da Aspiag (o da soggetti appositamente incaricati che trattano i dati per conto di Aspiag, quali ad esempio fornitori di servizi di hosting di dati o di manutenzione di software) nell’ambito di operazioni più generali sui sistemi informativi di Aspiag finalizzate alla conservazione sicura dei dati aziendali, e segnatamente attraverso operazioni di back-up e conservazioni in data center e archivi differenziati. Tali trattamenti sono leciti in quanto basati sul legittimo interesse di Aspiag alla sicurezza dei propri sistemi informatici e archivi cartacei, e tale interesse non viola diritti e libertà fondamentali degli Interessati.

Per il trattamento dei dati comunicati ad Aspiag tramite compilazione dell’apposito form sul sito www.despar.it si rimanda all’informativa comunicata al momento della trasmissione del modulo compilato.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati è eseguito con l’ausilio di supporti informatici e cartacei nei modi necessari per perseguire le finalità per cui sono stati raccolti.
Il trattamento dei dati avviene con procedure idonee a tutelarne la riservatezza e consisterà nella loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, interrogazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione degli stessi comprese la combinazione di due o più delle attività suddette. I dati degli Interessati saranno trattati anche con strumenti informatici e telematici e conservati con predisposizione di idonee misure sicurezza conformemente a quanto disposto dalla normativa vigente, al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Le misure di sicurezza saranno adeguate nel tempo in conformità alla legge e alla evoluzione tecnica del settore.

5. Destinatari (ambito di comunicazione dei dati)

Aspiag non diffonde i dati dell’Interessato. Tuttavia, i trattamenti dei dati effettuati possono comportare la comunicazione di dati a soggetti terzi, diversi dai dipendenti e collaboratori di Aspiag incaricati del trattamento. Nello svolgimento delle attività descritte al punto 3, Aspiag si avvale infatti anche della collaborazione di soggetti terzi i quali trattano dati per suo conto, e come tali sono stati designati responsabili del trattamento. Salvo ove diversamente indicato, essi sono tutti ubicati nello Spazio Economico Europeo (“SEE”). In particolare,

  • Aspiag si avvale di servizi informatici e telematici forniti dalla consociata SPAR Business Services GmbH, con sede in Austria, nonché da altre società che svolgono attività di manutenzione dei software forniti;
  • Aspiag si avvale dei servizi di conservazione elettronica sostitutiva della documentazione contabile forniti da società terze qualificate;
  • Aspiag si avvale dei servizi di cloud computing denominati “G Suite” forniti da Google LLC, la quale ha sede negli Stati Uniti d'America, Paese che non offre un adeguato livello di garanzia di protezione dei dati personali. La conformità del trattamento dei dati in oggetto alla normativa vigente in Italia è, in ogni caso, garantita, avendo Google Inc. la certificazione di partecipazione all'EU-U.S. Privacy Shield Framework (scudo UE-USA per la privacy) per i propri servizi. Come confermato dalla Decisione 2016/1250 adottata in data 12.7.2016 dalla Commissione Europea, gli Stati Uniti d'America assicurano un livello di protezione adeguato dei dati personali trasferiti nell'ambito dello scudo dall'Unione alle organizzazioni statunitensi. Inoltre, Google si è impegnata contrattualmente nei confronti dei propri clienti al rispetto della normativa europea in materia di protezione dei dati personali (Regolamento 679/2016 cd. GDPR), con particolare riguardo ai casi di trasferimento dei dati personali al di fuori del SEE.

Ai responsabili del trattamento designati da Aspiag e ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati saranno impartite adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure adeguate di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. In ogni caso, saranno rivelati loro soltanto quei dati personali necessari per lo svolgimento delle loro specifiche funzioni.

Aspiag comunica i dati del Titolare anche ad altri soggetti i quali agiscono quali autonomi titolari e, salvo ove diversamente indicato, sono tutti ubicati nel SEE. In particolare i trattamenti svolti nell’ambito della gestione delle controversie includono la comunicazione dei dati del l’Interessato ad autorità ed enti pubblici e/o a consulenti di Aspiag, legali e non.

Inoltre, le operazioni di trattamento descritte in questa Informativa possono richiedere che i dati raccolti siano condivisi con altre società del gruppo cui appartiene Aspiag, con le società controllanti, controllate o assoggettate al medesimo controllo, tali soggetti possono essere anche ubicati all’estero, ma sempre nello Spazio Economico Europeo.

6. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali del Candidato verranno cancellati dagli archivi di Aspiag entro la fine del quinto anno solare successivo all’invio della Candidatura da parte dell’Interessato.

7. Diritti dell’Interessato

L’Interessato può esercitare nei confronti di Aspiag i seguenti diritti:

  • diritto di accesso: L’Interessato può chiedere, in qualsiasi momento, quali dati che lo riguardano vengono trattati da Aspiag, la finalità del trattamento, le categorie di dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati vengono trasmessi, il periodo di conservazione o i criteri utilizzati per determinare tale periodo nonché la loro origine se i dati non sono raccolti presso l’Interessato.
  • diritto di rettifica: L’Interessato può chiedere la correzione dei dati inesatti ovvero, tenuto conto della finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, come previsto dall’art. 16 GDPR;
  • diritto alla cancellazione o diritto all’oblio: L’Interessato può chiedere la cancellazione dei dati trattati da Aspiag nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, ad esempio quando i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati. Aspiag non procederà però alla cancellazione dei dati laddove il trattamento sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui Aspiag è soggetta (es. tenuta delle scritture contabili) oppure sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
  • diritto alla limitazione del trattamento: L’Interessato può chiedere che il trattamento dei dati sia limitato, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, ad esempio quando l'Interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario ad Aspiag per verificare l'esattezza di tali dati.
  • diritto alla portabilità: Su richiesta dell’Interessato Aspiag consegnerà all’Interessato i dati che lo riguardano trattati con mezzi automatizzati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Tuttavia tale diritto è limitato ai dati trattati da Aspiag per la stipula o esecuzione di un contratto con l’Interessato o sulla base del suo consenso. Se tecnicamente fattibile, e qualora l’Interessato lo richieda, Aspiag trasmetterà i dati direttamente ad altro titolare del trattamento.
  • diritto di opposizione:
    • L’Interessato ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati, compresa la profilazione, che avvenga sulla base del legittimo interesse; questo diritto però è previsto solo per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, che li deve dichiarare. In caso di opposizione, Aspiag può continuare il trattamento nel caso in cui dimostri l’esistenza di propri motivi legittimi cogenti (i) per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà dell’Interessato oppure (ii) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
    • L’Interessato ha inoltre il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali effettuato per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione connessa a tale marketing diretto.
  • revoca del consenso: Il consenso dell’Interessato al trattamento di dati, nei casi in cui sia prestato, può essere revocato in qualsiasi momento e senza che l’Interessato debba fornire una motivazione; ciò non pregiudicherà però la liceità del trattamento dei dati basato sul suo consenso ed effettuato prima della revoca.
  • diritto di reclamo: L’Interessato che ritenga che il trattamento dei dati effettuato da Aspiag violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per l’esercizio dei suoi diritti, ciascun Interessato può rivolgersi al Titolare oppure al responsabile della protezione dei dati (DPO) agli indirizzi sopra indicati.