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INFORMATIVA RIGUARDANTE LA PROTEZIONE E L'UTILIZZO DEI DATI PERSONALI DA PARTE DI ASPIAG SERVICE Srl
1. Finalità del trattamento e relativa base giuridica I dati trasmessi attraverso l’inoltro dell’apposito modello compilato verranno trattati da Aspiag al fine di iscrivere l’Interessato all’Evento e gestire tale iscrizione, incluse eventuali comunicazioni sullo svolgimento dell’Evento stesso (ad es. spostamenti di orario/luogo, necessità di accedere in anticipo per motivi di sicurezza, ecc.). Tale trattamento è lecito in quanto basato sul legittimo interesse di Aspiag all’organizzazione e gestione dell’Evento a cui lo stesso Interessato ha chiesto di poter partecipare. Il conferimento dei dati personali indicati è obbligatorio al fine di poter iscrivere l’Interessato all’Evento. Pertanto, il mancato conferimento di questi dati determina l'impossibilità di iscriversi all’Evento.
2. Modalità dei trattamenti Il trattamento dei dati è eseguito con l’ausilio di supporti informatici nei modi necessari per perseguire le finalità per cui sono stati raccolti. Il trattamento dei dati avviene con procedure idonee a tutelarne la riservatezza e consisterà nella loro raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, interrogazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione, distruzione degli stessi comprese la combinazione di due o più delle attività suddette. I dati degli Interessati saranno trattati con strumenti informatici e telematici e conservati con predisposizione di idonee misure sicurezza conformemente a quanto disposto dalla normativa vigente, al fine di ridurre i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati, di accesso non autorizzato, o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta. Le misure di sicurezza saranno adeguate nel tempo in conformità alla legge e alla evoluzione tecnica del settore.
3. Conservazione dei dati I dati sono conservati negli archivi di Aspiag per il periodo necessario all’organizzazione e gestione dell’Evento. I dati raccolti in sede di iscrizione all’Evento vengono cancellati dagli archivi di Aspiag entro 1 mese dal termine dello svolgimento dell’Evento. Le copie di back-up vengono conservate per un periodo massimo di 1 mese.
4. Comunicazione e diffusione dei dati Le attività sopra descritte potranno essere realizzate da Aspiag, anche avvalendosi di soggetti esterni specializzati cui i dati potranno essere comunicati, quali ad esempio società di servizi informatici (ad es. hosting dei dati), telematici, o a cui vengono affidati compiti di natura organizzativa dell’Evento (inclusa la gestione della sicurezza), che agiscono quali responsabili di Aspiag o autonomi titolari. Tali soggetti possono essere anche ubicati all’estero, ma sempre nello Spazio Economico Europeo. Inoltre, le operazioni di trattamento descritte in questa Informativa possono richiedere che i dati raccolti siano condivisi con le società controllanti, controllate o assoggettate al medesimo contratto, per finalità amministrativo-contabili, ubicate anche all’estero (nel SEE o in Svizzera). Ai responsabili del trattamento designati da Aspiag e ai soggetti autorizzati al trattamento dei dati saranno impartite adeguate istruzioni operative, con particolare riferimento all’adozione delle misure minime di sicurezza, al fine di poter garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati. In ogni caso, saranno rivelati loro soltanto quei dati personali necessari per lo svolgimento delle loro specifiche funzioni. I dati personali degli Interessati non saranno comunque diffusi.
5. Diritti dell’interessato L’Interessato può esercitare nei confronti di Aspiag i seguenti diritti: a) diritto di accesso: L’Interessato può chiedere, in qualsiasi momento, quali dati che lo riguardano vengono trattati da Aspiag, la finalità del trattamento, le categorie di dati in questione, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati vengono trasmessi, il periodo di conservazione o i criteri utilizzati per determinare tale periodo nonché la loro origine se i dati non sono raccolti presso l’Interessato. b) diritto di rettifica: L’Interessato può chiedere la correzione dei dati inesatti ovvero, tenuto conto della finalità del trattamento, l'integrazione dei dati personali incompleti, come previsto dall’art. 16 GDPR. c) diritto alla cancellazione o diritto all’oblio: L’Interessato può chiedere la cancellazione dei dati trattati da Aspiag nei casi previsti dall’art. 17 GDPR, ad esempio quando i dati personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati. Aspiag non procederà però alla cancellazione dei dati laddove il trattamento sia necessario per adempiere ad un obbligo di legge a cui Aspiag è soggetta (es. tenuta delle scritture contabili) oppure sia necessario per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. d) diritto alla limitazione del trattamento: L’Interessato può chiedere che il trattamento dei dati sia limitato, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR, ad esempio quando l'Interessato contesta l'esattezza dei dati personali, per il periodo necessario ad Aspiag per verificare l'esattezza di tali dati. e) diritto alla portabilità: Su richiesta dell’Interessato Aspiag consegnerà all’Interessato i dati che lo riguardano trattati con mezzi automatizzati, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Tuttavia tale diritto è limitato ai dati trattati da Aspiag per la stipula o esecuzione di un contratto con l’Interessato o sulla base del suo consenso. Se tecnicamente fattibile, e qualora l’Interessato lo richieda, Aspiag trasmetterà i dati direttamente ad altro titolare del trattamento. f) diritto di opposizione: • L’Interessato ha il diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento dei dati che avvenga sulla base del legittimo interesse; questo diritto però è previsto solo per motivi connessi alla situazione particolare dell’Interessato, che li deve dichiarare. In caso di opposizione, Aspiag può continuare il trattamento nel caso in cui dimostri l’esistenza di propri motivi legittimi cogenti (i) per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, diritti e libertà del l’Interessato oppure (ii) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; • L’Interessato ha inoltre il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali effettuato per finalità di marketing diretto. g) diritto di reclamo: L’Interessato che ritenga che il trattamento dei dati effettuato da Aspiag violi la normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per l’esercizio dei suoi diritti, ciascun Interessato può rivolgersi al Titolare oppure al responsabile della protezione dei dati (DPO) agli indirizzi sopra indicati.In caso di dubbi sull’identità dell’Interessato il Titolare, prima di dare seguito alle richieste ricevute, potrà chiedere all’Interessato di dare prova della sua identità.
